Wydatek jest kwalifikowalny, jeżeli został poniesiony w ramach zatwierdzonego projektu realizowanego z udziałem Funduszy Europejskich. O kwalifikowalności wydatków decydują kolejno przepisy wspólnotowe, przepisy zawarte w uszczegółowieniach programów oraz ewentualnie dodatkowo inne przepisy stanowione przez instytucję zarządzającą.